Kooperatiflerde elektronik genel kurul; 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu’nun 45. maddesi ve ilgili yönetmelik uyarınca, ortakların fiziksel katılım zorunluluğu olmaksızın Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) üzerinden oy kullanabildiği, görüş bildirebildiği hibrit bir toplantı modelidir. Bu sürecin işletilebilmesi için kooperatif anasözleşmesinde ilgili maddenin bulunması ve güvenli elektronik imza altyapısının sağlanması zorunludur
Dijitalleşen ticaret hukuku kapsamında kooperatifler, kooperatif birlikleri, merkez birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliği; genel kurullarını elektronik ortama taşıma hakkına sahiptir. Bu süreç, 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu ile Kooperatiflerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümlerine tabidir.
Sistemin temel amacı; ortakların genel kurullara elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanımaktır.
2. Teknik Altyapı ve Sistem Entegrasyonları (EGKS, KOOPBİS, MERSİS)
Elektronik genel kurul süreci, tek bir yazılım üzerinden değil; EGKS, KOOPBİS ve MERSİS sistemlerinin entegre veya koordineli çalışmasıyla yürütülür.
A. Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS)
EGKS, sürecin teknik omurgasını oluşturur. Kooperatifler bu sistemi kendileri kurabileceği gibi, destek hizmeti sağlayan şirketlerden de temin edebilirler.
Tescil Zorunluluğu: Kurulan veya kiralanan sistemin, Ticaret Bakanlığı tarafından belirlenen usul ve esaslara uygunluğunun tespit ettirilip tescil ve ilan edilmesi şarttır.
Veri Güvenliği: Kooperatifler ve hizmet sağlayıcılar, EGKS üzerindeki tüm işlem kayıtlarını, veri bütünlüğünü ve gizliliğini sağlayarak 10 yıl süreyle saklamakla yükümlüdür.
B. MERSİS ve Anasözleşme Tadili
Elektronik genel kurul yapabilmenin ön şartı, kooperatif anasözleşmesinde gerekli değişikliğin yapılmasıdır. Bu işlem genellikle MERSİS üzerinden yürütülen tadil süreci ile resmileşir.
Zorunlu Hüküm: Yönetmeliğin Ek-1 bölümünde yer alan hükmün, anasözleşmenin genel kurul bölümüne değiştirilmeden ve ayrı bir madde olarak eklenmesi zorunludur.
Uygulama: Anasözleşmesinde bu hüküm bulunan kooperatifler, ortaklarına elektronik katılım imkanını sağlamak zorundadır.
C. KOOPBİS Entegrasyonu ve Geçiş Süreci
KOOPBİS (Kooperatif Bilgi Sistemi), kooperatif verilerinin merkezi olarak tutulduğu sistemdir.
Entegrasyon Hedefi: Yönetmelik, KOOPBİS ile EGKS arasında elektronik veri alışverişini mümkün kılan bir altyapının kurulmasını öngörür.
Geçiş Dönemi Prosedürü: Entegrasyon tam sağlanana kadar; genel kurul belgeleri toplantı bitiminde toplantı başkanı tarafından Bakanlık temsilcisinin kurumsal e-posta veya KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresine gönderilir ya da elektronik belge taşımaya elverişli bir ortamda teslim edilir.
3. Genel Kurul Öncesi Hazırlık Süreci
Karar Alma Mekanizması
Elektronik genel kurul kararı iki şekilde alınabilir:
Yönetim Kurulu Kararı: Yönetim kurulu doğrudan elektronik ortamda toplantı yapılmasına karar verebilir.
Ortakların Talebi: Genel kurul tarihinden 20 gün önce ortakların en az 1/10’unun yazılı talebi ile de bu yöntem uygulanabilir.
Belge Paylaşımı ve Erişim
Kooperatif yönetimi; çağrı metinlerini, mali tabloları ve gündem belgelerini toplantı öncesinde güvenli elektronik imzalı olarak EGKS üzerinden ortakların erişimine sunmalıdır. Bu paylaşım, KVKK hükümlerine uygun yapılmalıdır.
Katılım ve Temsilci Atama
Ortaklar, katılımlarını şahsen veya temsilci aracılığıyla yapacaklarını EGKS üzerinden bildirirler.
Temsilci Kısıtlaması: Elektronik ortamda katılımda yalnızca ortaklar temsilci olarak atanabilir. Bir ortak birden fazla ortağı temsil edemez.
Tüzel Kişi Ortaklar: Tüzel kişi ortaklar adına yapılacak bildirimler, yetkili kişinin kendi adına üretilen güvenli elektronik imzası ile yapılır.
4. Toplantı Anı ve İşleyiş Kuralları
Genel kurul toplantısı, fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için Bakanlık temsilcisinin, yasal şartların yerine getirildiğini tespit etmesi zorunludur.
Giriş ve Kimlik Doğrulama
Elektronik katılım, ortakların ve temsilcilerin güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye giriş yapmalarıyla gerçekleşir. Toplantı başlamadan önce sistemden alınan liste, hazirun cetveline esas teşkil eder.
Görüş Bildirme ve Oylama
Görüş İletme: Ortaklar, görüşlerini elektronik ortamda iletirler.
Oylama: Toplantı başkanı ilgili gündem maddesi için oylamaya geçildiğini bildirdikten sonra oylar kullanılır.
Değiştirilemezlik: Kullanılan oylar değiştirilemez.
Sonuçlar: Oylama sonucu ve varsa muhalefet şerhleri EGKS üzerinden toplantı başkanına iletilir ve tutanağa işlenir.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
1. Her kooperatif hemen online (elektronik) genel kurul yapabilir mi? Hayır, bir kooperatifin genel kurulunu elektronik ortamda yapabilmesi için öncelikle ana sözleşmesinde buna cevaz veren standart maddenin bulunması zorunludur. Eğer mevcut ana sözleşmede bu hüküm yoksa, kooperatifin önce fiziki bir toplantı ile ana sözleşme değişikliği (tadil) yapması ve bunu tescil ettirmesi gerekmektedir.
2. Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) nedir ve nasıl temin edilir? EGKS, genel kurulların elektronik ortamda yapılmasını sağlayan, Ticaret Bakanlığı standartlarına uygun bilişim sistemidir. Kooperatifler bu sistemi kendi bünyelerinde kurabilecekleri gibi, Bakanlıkça akredite edilmiş ve tescil edilmiş destek hizmeti sağlayıcı şirketlerden hizmet satın alma yoluyla da temin edebilirler.
3. Online genel kurulda vekalet vererek temsilci atayabilir miyim? Evet, temsilci atayabilirsiniz ancak fiziki toplantılardan farklı bir kısıtlama vardır. Genel kurula elektronik ortamda katılımda yalnızca kooperatif ortakları temsilci olarak tayin edilebilir. Ayrıca bir ortak, elektronik ortamda birden fazla ortağı temsil edemez. Temsilci atamaları EGKS üzerinden yapılmalıdır.
4. Online genel kurul başvurusu nereye ve ne zaman yapılır? Yönetim kurulu kararını takiben, genel kurul tarihinden en az 15 gün önce MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) üzerinden Ticaret İl Müdürlüğü’ne “Bakanlık Temsilcisi” ataması için başvuru yapılmalıdır. Bu başvuruda toplantının elektronik ortamda yapılacağı bilgisi ve kullanılacak EGKS erişim linkleri sisteme işlenmelidir.
Profesyonel Destek
Kooperatif ana sözleşme değişiklikleri, teknik altyapı kurulumu ve MERSİS üzerinden online genel kurul başvuru süreçleri, hukuki ve teknik detaylar içerir. Sürecin sorunsuz ve hukuka uygun yürütülmesi için Vergi Merkezi | Mali Müşavirlik ve hukuk danışmanlarımızdan destek alabilirsiniz.
Online Destek ve Randevu İçin:
Şirketinizin vergi avantajlarını öğrenmek ve yeniden yapılandırılmasında uzman görüşü için arayın randevu alın.
Online Şirket Kuruluşu ve Müşavirlik Hizmetleri İçin: İstanbul (Beyoğlu, Kağıthane, Başakşehir), Ankara, İzmir, Bursa ve Çorlu’daki ofislerimizle veya Türkiye genelinde dijital altyapımızla hizmet veriyoruz.
⚠️ Yasal Uyarı: Bu içerik, 2026 yılı itibarıyla yürürlükte olan Kooperatifler Kanunu ve ilgili yönetmeliklere göre hazırlanmıştır. Mevzuat ve MERSİS prosedürleri değişebilir; işlem yapmadan önce güncel bilgi için yetkili mercilere veya Vergi Merkezi | Mali Müşavirlike başvurun.
📚 Kaynaklar ve Referanslar
Birincil Kaynaklar
T.C. Yasalar (Mevzuat Bilgi Sistemi) Başlık: 1163 Sayılı Kooperatifler Kanunu
T.C. Ticaret Bakanlığı Yönetmelik: Kooperatiflerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulundurulacak Bakanlık Temsilcisinin Nitelik ve Görevleri Hakkında Yönetmelik
Bir yanıt yazın