Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), Ticaret Bakanlığı tarafından geliştirilen ve şirketlerin belirli ticari defterlerini elektronik ortamda oluşturmalarını, tutmalarını, saklamalarını ve ibraz etmelerini sağlayan merkezi bir sistemdir. Bu sistemle, fiziki olarak tutulan bazı defterler dijitalleşmektedir.
Bu önemli adım, 14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” ile hayata geçirilmiş olup,
1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecektir.
Elektronik Ticari Defter ve ETDS’nin Tanımı
Elektronik ticari defter nedir?
Şekil hükümlerinden bağımsız olarak, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na ve 19/12/2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’e göre işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.
Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) nedir?
Ticaret şirketlerinin pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin ve bu defterlere yapılan kayıtların elektronik ortamda oluşturulmasına, tutulmasına, saklanmasına ve ibrazına imkân sağlayan ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan sistemdir.
ETDS Kapsamındaki Defterler Hangileri?
ETDS kapsamında elektronik ortamda tutulması gereken defterler, işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerdir. Bunlar şunlardır:
- Pay Defteri
- Yönetim Kurulu Karar Defteri
- Müdürler Kurulu Karar Defteri (Limited şirketler için isteğe bağlıdır, tutulmuyorsa müdürler kurulu kararları Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri içinde tutulur)
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Muhasebe ile ilgili defterler (örneğin Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir, Envanter Defteri) ise Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında “e-Defter” olarak zaten elektronik ortamda tutulabilmektedir.
Anonim Şirketlerin ETDS Kapsamındaki Defterleri Nelerdir?
Anonim şirketlerin ETDS kapsamında elektronik ortamda tutması gereken defterler; Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri ve Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteridir.
ETDS’nin Amacı ve Avantajları
ETDS’nin temel amaçları ve sunduğu avantajlar, ticari süreçlerde önemli bir dijital dönüşüm hedeflemektedir:
- Dijitalleşmeyi Teşvik: Ticari defterlerin dijital ortama taşınarak süreçlerin modernleşmesi sağlanır.
- Verimliliği Artırma: Defter tutma, saklama ve ibraz etme süreçleri daha hızlı ve kolay hale gelir.
- Şeffaflık ve Denetim Kolaylığı: Elektronik ortamda tutulan defterlere erişim ve denetim daha pratik hale gelir.
- Hata Riskinin Azalması: Manuel işlemlerdeki hata payı en aza indirilir.
ETDS’nin Fiziki Defterlere Göre Avantajları Nelerdir?
ETDS’nin avantajları arasında, fiziki defterlerde yaşanan kaybolma, çalınma, çift defter oluşturulması gibi sorunların bulunmaması; elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmayacağından operasyonel süreçlerin kolaylaşması; basım, saklama ve onay maliyetlerinin ortadan kalkması ve kağıt kullanımının azalması sayesinde şirketlerin yeşil dönüşümüne katkı sağlanması yer alır.
Kimler ETDS’ye Geçmek Zorundadır?
ETDS’ye geçiş takvimi ve zorunluluk durumu, şirketlerin faaliyet alanlarına ve türlerine göre değişiklik göstermektedir:
- 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren yükümlü olan şirketler: Bankalar, finansal kiralama, faktoring, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler.
- 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren yükümlü olan şirketler: Kuruluşu ticaret siciline tescil edilen diğer tüm şirketler (kollektif, komandit, anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatifler).
Yeni kurulan şirketler için de belirli tarihlere göre elektronik veya fiziki defter tutma yükümlülüğü bulunmaktadır.
Hangi Şirketler ETDS’ye Geçmek Zorundadır?
1/1/2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen tüm şirketler ile kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı’nın iznine tabi olan şirketler, defterlerini İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca ETDS’de tutmakla yükümlüdür.
ETDS’ye Erişim ve Kullanım
ETDS’ye Ticaret Bakanlığı tarafından sunulan
etds.ticaret.gov.tr adresi üzerinden erişim sağlanmaktadır. Sistem, internet tarayıcıları üzerinden çalışmakta olup çevrimdışı kullanımı mümkün değildir.
ETDS’ye Nasıl Giriş Yapılır? ETDS’ye e-Devlet üzerinden elektronik imza, mobil imza veya internet bankacılığı yöntemlerinden biri kullanılarak giriş yapılabilmektedir.
ETDS’ye Erişim için İnternet Gerekli mi? Evet, ETDS’ye internet tarayıcıları üzerinden erişilebilmektedir ve çevrimdışı kullanımı mümkün değildir.
ETDS Kullanımı Ücretli midir? Hayır, tacirin iş ve işlemlerinde dijital uygulamaların yaygınlaştırılması amacıyla Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ETDS, ücretsiz bir kamu hizmeti olarak sunulmaktadır. Defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlü kılınan şirketler ile ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda tutmak isteyen şirketlerin defterleri ücretsiz olarak ETDS’de oluşturulur ve burada gerçekleştirilen işlemler bakımından herhangi bir ücret veya harç aranmaz.
Sistem Kullanıcısı ve Yetkileri
ETDS üzerinden oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirketin yönetim organı veya yönetici ortakları tarafından belirlenen sistem kullanıcısına aittir.
Sistem Kullanıcısı Kim Olabilir? Sistem kullanıcısı, ETDS’de işlem yapabilmesi için şirket tarafından yetkilendirilen gerçek kişidir. Sistem kullanıcısı olarak yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler belirlenebilir. Tüzel kişiler sistem kullanıcısı olarak belirlenemez.
Yabancı Uyruklular Sistem Kullanıcısı Olabilir mi? Evet, yabancı uyruklu kişiler de sistem kullanıcısı olarak belirlenebilir. Yabancı kimlik numarası veya mavi kart sahibi olmayan ve sistem kullanıcısı olarak belirlenen kişiler için e-Devlet dışında ETDS üzerinden giriş yapabilmelerine imkân sağlayan ayrı bir giriş alanı bulunmaktadır. Bu kişilerin noterler veya ticaret sicili müdürlükleri aracılığıyla sisteme tanımlanmış vergi kimlik numarası veya pasaport numarası ve mail adresi bilgilerine sahip olması gerekmektedir.
Her Bir Defter İçin Farklı Sistem Kullanıcısı Belirlenebilir mi? Evet, her bir defter bakımından farklı sistem kullanıcısı belirlenmesi mümkündür.
Tek Bir Defter İçin Birden Fazla Sistem Kullanıcısı Belirlenebilir mi? Evet, tek bir defter için birden fazla sistem kullanıcısı belirlenmesi mümkündür.
Sistem Kullanıcısının Yetkileri Nasıl Sona Erdirilir? Sistem kullanıcısının yetkileri, şirketin yönetim organı veya yönetici ortaklarının 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve şirket sözleşmesine uygun şekilde alacakları bir kararı içeren belgeyle notere veya ticaret sicili müdürlüğüne yapılacak başvuru üzerine sona erdirilir.
Defterlerin Oluşturulması ve Yönetimi
ETDS’de Tutulan Defterler İçin Açılış ve Kapanış Onayı Gerekli midir? Hayır, elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmaz. Defter açılışı ETDS üzerinden gerçekleştirilir.
Fiziki Defterler ETDS’ye Geçince Ne Olur? Fiziki defter kullanan şirketler, elektronik deftere geçmek için noter aracılığıyla fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırır. Kapanış işlemi, yükümlülüğün başladığı tarihten itibaren 2 ay içinde, ihtiyari geçişte ise kararın alındığı hesap dönemi içinde yapılmalıdır. Kapanış onayı yaptırılan fiziki defterlerin kanuni muhafaza süresi boyunca (10 yıl) saklanması ve yetkili mercilerce talep edilmesi halinde ibrazı gerekmektedir.
ETDS’de Yanlış Kayıt Nasıl Düzeltilir? ETDS’ye yanlış toplantı tutanağının veya tutanakla ilgisi bulunmayan başka bir belgenin tutanak yerine yüklenmesi halinde sistem kullanıcısı vakit kaybetmeksizin ETDS’ye yüklenen tutanağın yanlış tutanak olarak eklendiği hususunda detaylı açıklama yaparak doğru tutanağı sisteme yüklemelidir.
Maddi Hataların Düzeltilmesi İçin Süre Sınırlaması Var mıdır? ETDS’deki kayıtlardaki maddi hatalar sistem kullanıcısı tarafından düzeltilebilir. Bunun için kullanıcı tarafından hatanın ne olduğu ve düzeltmenin yapılmasının gerekçesinin açıklama alanına girilmesi gerekmektedir. Bu işlemin yapılabilmesi bir süreyle sınırlandırılmamıştır.
ETDS’deki Belgeler Nasıl Doğrulanır? Belge doğrulama için ETDS tarafından üretilen QR kod ve doğrulama kodu kullanılır. Ticaret Bakanlığı, elektronik defter dosyalarının elektronik ortamda görüntülenme, doğrulanma, sorgulanmasını sağlayacak teknik geliştirme ve uygulamaları yapmaya yetkilidir. Üçüncü kişi, kurum ve kuruluşlar ETDS üzerinde belgelerin doğrulanması imkânına sahiptir.
Defterler Yabancı Dilde Tutulabilir mi? 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca ticari defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulur. Bununla birlikte, yabancı sermayeli şirketlerde “uygulamada” kararlar biri Türkçe olmak üzere iki dilde (iki lisanı ihtiva eden tek metin şeklinde) alınabilmektedir. Benzer uygulamanın ETDS’de de gerçekleştirilmesi önünde bir engel bulunmamaktadır.
Defterlerini ETDS’de tutan şirketler daha sonra fiziki deftere dönebilir mi? 14/02/2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ uyarınca defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamaz.
Bu sistem sayesinde, Türkiye’deki ticari defter tutma süreçlerinde önemli bir dijital dönüşüm yaşanması hedeflenmektedir.
Bu kritik süreçte doğru adımları atmak için Vergi Merkezi | Mali Müşavirlik uzmanlarından online destek alabilir veya merkezlerimizden randevu talep edebilirsiniz.
ETDS ile İlgili Daha Fazla Bilgi ve Profesyonel Destek
Hazine ve Maliye Bakanlığı, ETDS’nin işleyişine dair detaylı bilgiler içeren “100 Soruda ETDS” rehber dokümanı ve şirketlerin yükümlülüklerini gösteren Yol Haritası Şeması hazırladı. Bu değerli kaynaklara etds.ticaret.gov.tr adresinden ulaşabilirsiniz.
Unutmayın, bu dijital dönüşüm sadece bir süreç değil, aynı zamanda iş yapış biçiminizi modernleştiren ve geleceğe taşıyan bir fırsat. Vergi Merkezi | Mali Müşavirlik olarak, bu süreçte karşılaşabileceğiniz her türlü teknik ve idari zorlukta yanınızdayız. Online şirket kuruluşundan online destek ve randevu hizmetlerine kadar, Türkiye genelindeki tüm lokasyonlarımızda (İstanbul (Beyoğlu, Kağıthane, Başakşehir), Ankara, İzmir, Bursa ve Çorlu) kapsamlı çözümler sunuyoruz.
İşletmenizin ETDS uyum sürecini sorunsuz yönetmek ve dijitalleşmenin avantajlarından tam olarak faydalanmak için bizimle iletişime geçin.
Online Şirket Kuruluşu, Online Destek ve Randevu İçin:
Vergi Merkezi | Mali Müşavirlik olarak, sizlere İstanbul (Beyoğlu, Kağıthane, Başakşehir), Ankara, İzmir, Bursa ve Çorlu dahil olmak üzere Türkiye’nin her yerinden online veya yerinde hizmet sunuyoruz. Uzman ekibimizle tanışmak ve işletmenizin dijital geleceğini şekillendirmek için hemen randevu alın!
📌 vergimerkezi.com.tr – Vergi Merkezi | Mali Müşavirlik Hizmetleri Ltd. Şti.
📌 umutakpinar.com – Umut AKPINAR | Mali Müşavirlik Hizmetleri
📞 Bizi Arayın: 0212 230 03 04
Bu yazı Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Umut AKPINAR/CPA ve Finans Yöneticisi & Stratejik Dönüşüm Uzmanı Zafer PINARCIK‘ın 35 yılı aşan tecrübe ve uzmanlığı ile hazırlanmıştır.
İlgili Linkler:
| Anonim Şirket Kurma Maliyeti: Kalem Kalem Gider Analizi | Vergi Merkezi |
| Limited Şirket Kurma Maliyeti: Güncel Fiyatlar & Detaylı Rehber |
| Şahıs Şirketi Kurma Maliyeti & Tüm Süreç (Kapsamlı Rehber) |
Bir yanıt yazın