Giriş: Türkiye’de ticari faaliyette bulunmaksızın varlık göstermek isteyen yabancı şirketler için İrtibat Ofisi (Liaison Office) en stratejik başlangıç noktasıdır. Ancak T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı nezdinde yürütülen izin süreci, basit bir şirket kuruluşundan çok daha karmaşık ve titiz bir dosya hazırlığı gerektirir.

Birçok başvuru, eksik evrak nedeniyle değil; evrakların içeriğindeki tutarsızlıklar veya uluslararası onay zincirindeki (Apostil/Konsolosluk) hatalar nedeniyle reddedilmektedir.

Vergi Merkezi | Mali Müşavirlik olarak hazırladığımız bu rehberde, 2026 yılı mevzuatına uygun olarak, başvuru dosyasının nasıl hazırlanacağını ve onay sürecinin adımlarını teknik detaylarıyla “Nasıl Yapılır” formatında inceleyeceğiz.

Başvuru Öncesi Kritik Uyarı: “Ticari Faaliyet Yasağı” Taahhüdü

Sürece başlamadan önce anlaşılması gereken en temel kural şudur: İrtibat ofisleri asla ticari faaliyette bulunamaz, fatura kesemez ve gelir elde edemez.

Hazırlayacağınız tüm evraklar (özellikle Ana Şirket Yönetim Kurulu Kararı), bu durumu açıkça taahhüt etmelidir. Bakanlık uzmanları, dosyanın satır aralarında gizli bir ticari ajanda olup olmadığını inceler. Bu taahhüdün net olmadığı dosyalar reddedilir.

Adım Adım İrtibat Ofisi Başvuru Dosyası Hazırlama Süreci

Başvuru süreci E-TUYS (Elektronik Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Bilgi Sistemi) üzerinden yürütülse de, işin mutfağı fiziki evrakların doğru hazırlanmasıdır. Süreç 3 ana adımdan oluşur.

Adım 1: Yurt Dışı (Ana Şirket) Kaynaklı Belgelerin Temini

Bu aşama, sürecin en kritik kısmıdır. Belgeler ana şirketin bulunduğu ülkede temin edilmelidir. Bakanlık, şirketin mali gücünü ve niyetini bu belgelerle sorgular.

• Faaliyet Belgesi (Certificate of Good Standing): Şirketin halen aktif ve yasal olduğunu gösteren güncel sicil belgesi.
• Ana Sözleşme (Articles of Association): Şirketin kuruluş amacını ve ortaklık yapısını gösteren temel belge.
• Son Yıl Finansal Tabloları (Bilanço ve Gelir Tablosu): Bakanlık, ana şirketin Türkiye’deki ofisin masraflarını (kira, maaş vb.) finanse edebilecek mali güce sahip olup olmadığını görmek ister.
• Yönetim Kurulu Kararı (Board Resolution): “Türkiye’de ticari faaliyette bulunmamak kaydıyla irtibat ofisi açılmasına” dair alınmış resmi karar. Türkiye’ye atanacak temsilcinin adı burada mutlaka geçmelidir.
• Vekaletname (Power of Attorney): Türkiye’deki temsilciye (ve işlemleri yürütecek danışman firmaya) verilen yetki belgesi.

Adım 2: Uluslararası Onay Zincirinin (Legalization) Tamamlanması

Yurt dışından alınan belgelerin Türkiye’de resmi makamlarca kabul edilmesi için aşağıdaki onay silsilesi zorunludur. Rakiplerin çoğu bu detayı atlar ancak başvurunun kaderi buradadır.

1. Yerel Onay: Belge, düzenlendiği ülkedeki yetkili makam (Örn: Noter veya Ticaret Odası) tarafından onaylanır.
2. Apostil veya Konsolosluk Şerhi:
   • Eğer ülke Lahey Anlaşması’na tarafsa (Örn: Almanya, İngiltere, ABD), belgeye “Apostil Şerhi” alınır.
   • Taraf değilse (Örn: Çin, BAE), o ülkedeki Türk Konsolosluğu’ndan onay alınır.
3. Türkiye’de Yeminli Tercüme ve Noter: Türkiye’ye gelen onaylı belgeler, Noter Yeminli Tercüman tarafından Türkçeye çevrilir ve ardından Türk Noteri tarafından tasdik edilir.

Adım 3: Türkiye Kaynaklı Belgeler ve E-TUYS Başvurusu

Yurt dışı evrakları hazırlandıktan sonra Türkiye ayağı tamamlanır.

• Başvuru Formu: Bakanlık formatına uygun, ofisin faaliyet amacını ve bütçesini detaylandıran form.
• Temsilci Kimlik/Pasaportu: Atanan temsilcinin noter onaylı kimlik veya pasaport sureti.
• E-TUYS Yüklemesi: Tüm dosya taranarak sisteme yüklenir ve fiziksel dosya Bakanlığa kargolanır.

Uzman Görüşü: Bakanlık incelemesi ortalama 15-20 iş günü sürer. Onay alındıktan sonra Vergi Dairesi ve SGK açılışları yapılarak ofis resmen faaliyete geçer.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS – FAQ)

İrtibat ofisi başvuru sürecinde müvekkillerimizden en sık aldığımız teknik soruları aşağıda derledik.

Soru 1: Ana şirketin finansal tabloları (bilanço) neden isteniyor, biz Türkiye’de ticaret yapmayacağız? Cevap: Bakanlık, kurulacak ofisin “hayalet bir ofis” olmamasını ve masraflarının (kira, personel maaşı, genel giderler) yurt dışından düzenli olarak finanse edilebileceğinin garantisini görmek ister. Mali yapısı zayıf veya zarar eden ana şirketlerin başvuruları riskli değerlendirilebilir.

Soru 2: Belgeleri kendi ülkemizde tercüme ettirsek kabul olur mu? Cevap: Hayır, genellikle kabul edilmez. Bakanlık, tercümenin Türkiye’deki bir “Noter Yeminli Tercüman” tarafından yapılmasını ve Türk Noteri tarafından onaylanmasını şart koşar. Yurt dışında yapılan tercümeler, sadece o ülkedeki Türk Konsolosluğu tarafından onaylanırsa geçerli olabilir ancak bu daha uzun bir süreçtir.

Soru 3: Başvuru reddedilirse ne olur, tekrar başvuru yapılabilir mi? Cevap: Başvuru genellikle “eksikliklerin giderilmesi” talebiyle iade edilir. Eksikler tamamlanarak tekrar başvurulabilir. Ancak, ret nedeni “faaliyet konusunun irtibat ofisi tanımına uymaması” (yani ticari faaliyet şüphesi) ise, aynı gerekçelerle tekrar başvuru yapmak zordur. Stratejinin değiştirilmesi gerekir.

Sonuç ve CTA

İrtibat ofisi başvurusu bir evrak toplama işi değil, bir mevzuat uyum projesidir. Hatalı bir başvuru süreci aylarca uzatabilir ve ana şirketin Türkiye planlarını aksatabilir.

Vergi Merkezi | Mali Müşavirlik olarak; belgelerin yurt dışından doğru formatta temin edilmesinden, karmaşık onay zincirinin yönetilmesine ve E-TUYS başvurusuna kadar tüm süreci anahtar teslim yönetiyoruz.

Online Destek ve Randevu İçin:

Şirketinizin vergi avantajlarını öğrenmek ve yeniden yapılandırılmasında uzman görüşü için arayın randevu alın.

📌 vergimerkezi.com.tr – Vergi Merkezi | Mali Müşavirlik Hizmetleri Ltd. Şti.
📌 umutakpinar.com – Umut AKPINAR | Mali Müşavirlik Hizmetleri
📞 Bizi Arayın: 0212 230 03 04

⚠️ Yasal Uyarı: Bürokratik süreçler ve istenen belgeler zaman içinde değişiklik gösterebilir. İşlem yapmadan önce güncel mevzuat durumu için Vergi Merkezi | Mali Müşavirlikten bilgi ve destek alın.

Kaynaklar ve Yasal Dayanak

Bu rehber, Vergi Merkezi | Mali Müşavirlik uzmanları tarafından, yürürlükteki güncel Türk mevzuatı ve T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı uygulamaları esas alınarak hazırlanmıştır. İrtibat ofisi başvuru sürecinin dayandığı temel yasal düzenlemeler şunlardır:

• 4875 Sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu: Yabancı şirketlerin Türkiye’de irtibat bürosu açabilmesine olanak tanıyan temel kanundur.
• Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği: Başvuru prosedürleri, gerekli belgeler, izin süreleri ve yıllık raporlama yükümlülüklerinin detaylarını belirleyen yönetmeliktir.
• Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Mevzuatı: E-TUYS (Elektronik Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Bilgi Sistemi) üzerinden yürütülen süreçlere ilişkin güncel tebliğler ve uygulama kılavuzları.